Querer mejorar la productividad personal es un tema presente en toda emprendedora. Todas queremos aprovechar bien nuestro tiempo y sentir que hemos avanzado cuando nos acostamos por la noche. Por eso, en el artículo de hoy, quiero mostrarte 4 herramientas que pueden ayudarte a mejorar tu productividad.
Las 4 herramientas que veremos hoy no son las únicas herramientas que existen en el mercado, supongo que ya lo imaginarás, pero sí que son las que recomiendo si no sueles usar herramientas digitales para gestionar tus tareas y organizarte.
Si hasta ahora eras más de libreta y boli, quédate a echar un ojo a estas 4 herramientas para mejorar tu productividad porque son sencillas de usar y además, lo descubrirás cuando empieces a usarlas, te van a ayudar muchísimo más porque te permiten analizar y medir, y esto te sirve para ir modificando y adaptando tu organización y planificación.
Lo que no se mide no se puede mejorar.
¿Lo has oído alguna vez? ¿Estás de acuerdo? ¡Pues vamos a ello!
Estas son las 4 herramientas que te aconsejo para empezar a organizarte y planificarte:
Google Calendar
Podría hablar del entorno Google en general, pero me quiero centrar en 2 en concreto, las más básicas y quizá más utilizadas.
La primera aplicación de la quiero hablarte hoy es de Google Calendar.
Aquí puedes, literalmente, planificar tu vida al completo. Apunta todas tus reuniones, eventos familiares, cumpleaños, citas de médicos, tutorías y actividades de tus peques si los tienes, formaciones en vivo a las que quieres asistir…
Al tenerlo digitalizado también puedes aprovechar la ventaja de tener recordatorios de estos eventos y así no olvidar nada.
En Google Calendar puedes apuntar todo lo que tiene un día y una hora asignada, así tendrás una vista global de todo lo que tienes programado esa semana, evitarás que se solapen reuniones y lo más importante:
Estás vaciando tu mente de información y dejando espacio para las cosas importantes. Y a esto, se le llama mejorar tu productividad. Estás poniendo foco en lo que te acerca a tus objetivos, no en recordar información.
Google Drive
Imagina un espacio de almacenaje de todo tipo de documentación, tanto de la empresa como personal. Eso es Google Drive.
Con su sistema de carpetas a lo muñeca rusa (unas dentro de otras, de lo más grande a lo más específico) puedes tener bien organizada toda la documentación que generamos en nuestro día a día.
En Google Drive puedes tener trazabilidad de toda la información de tu negocio, puedes compartir carpetas, archivos y documentos con clientes, que te permite trabajar en tiempo real sobre los ellos y tener ambas partes siempre la última versión, evitando hilos de correos interminables y así mejorar tu productividad y la de tu cliente. ¡Un 2×1 en toda regla!
Y no solo en nuestro negocio, también en el ámbito personal. Intenta tener siempre versión digital de cualquier documento, por ejemplo DNI, tarjeta del médico, también entrarían las facturas del hogar, documentación importante de la casa, contratos…
Además, al poder tener la aplicación en cualquier dispositivo, puedes acceder a toda la información en cualquier momento, desde cualquier lugar.
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Sabes cuánto tiempo tardas en realizar tus tareas?
Si te preguntaran hoy cuánto tardas en llevar a cabo ciertas tareas de tu día a día, ¿sabrías contestar? Por ejemplo, en redactar los contenidos para Instagram de todo el mes, contestar correos, interactuar en Instagram…
El problema de no medir nuestro tiempo es que vamos haciendo y haciendo, pero no sabemos realmente el tiempo que nos está llevando, por lo que es muy difícil controlar y mejorar nuestra planificación.
Al medir tu tiempo consigues:
- Saber dónde estás empleando el tiempo y chequear si has programado tiempo de más o de menos para esa tarea. Esto te permite poder planificar mejor cada semana, siendo más eficaz.
- Conocer la vista general de dónde estás invirtiendo tu tiempo, qué tipo de tareas son y considerar la posibilidad de delegar.
Hay varias herramientas que te ayudan a medir el tiempo, la que uso yo se llama Toggl y me encanta porque es muy fácil integrarla en tu día a día para que no se te olvide medir tus tiempos.
Tiene muchas posibilidades, es decir, lo puedes usar lo más sencillo posible metiendo la tarea y dándole al botón start y stop.
Pero también puedes crear tu espacio de trabajo, dividir por proyectos, clientes, asignar etiquetas… Todo esto nos permite al chequear los informes, tener esa visión general del tiempo que estamos empleando.
Si aún no usas ninguna herramienta para medir tu tiempo, te recomiendo que lo pruebes durante al menos una semana y me cuentes qué tal ha ido y cómo de impresionada te has quedado al ver los resultados.
Notion
Tanto para mí, como para mis clientas, siempre he buscado herramientas que ayuden, que hagan la vida más fácil. He de reconocer que soy una friki de las herramientas de gestión y planificación, y después de mucho investigar y cacharrear encontré Notion.
Notion es un espacio de trabajo todo en uno, donde podemos diseñar prácticamente todo lo que se nos ocurra: puedes desgranar tu plan de acción, organizar tus ideas, elaborar tu calendario editorial, información y onboarding de clientas, wiki del negocio.
Notion te permite concentrar toda la parte central del negocio y de tu vida personal, puede convertirse en tu otro cerebro y así ayudar a mejorar tu productividad.
Descubrir esta herramienta y toda su capacidad supuso un antes y un después en mi vida. Podía tener todo en un mismo lugar, ¡ya no me volvería loca nunca más!
Por eso esta herramienta es la que utilizo en mis asesorías para ayudar a emprendedoras con la organización y planificación tanto personal como de su negocio. Si tú también quieres sacarle partido a esta herramienta, ¡ahora puedes hacerlo!
He desarrollado un Planificador Mágico para emprendedoras con vidas reales, como tú. Un planificador que te mantendrá con foco para conseguir tus metas.
No te abrumes con herramientas nuevas que no sabes ni por dónde empezar con ellas, ya he hecho ese trabajo por tí, descubre el Planificador Mágico y empieza a mejorar tu productividad desde hoy.
